Minnelijke schuldbemiddeling in het CBB: stappenplan

Stap 1: Kies een gerechtsdeurwaarder voor het aanmaken en schrappen van het bericht

Artikel 1390octies van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt dat een erkende instelling voor schuldbemiddeling telkens een gerechtsdeurwaarder naar keuze inschakelt om een bericht aan te maken of te schrappen. 

In de praktijk is het makkelijker om voor al je berichten minnelijke schuldbemiddeling met één vaste gerechtsdeurwaarder samen te werken. Het CBB is ook technisch zo ingesteld dat de gerechtsdeurwaarder die het bericht aanmaakt, het in principe ook schrapt. 

Naast een uniforme werkwijze binnen de organisatie laat dit toe om concrete afspraken te maken met die betrokken gerechtsdeurwaarder, onder meer op het vlak van veilige uitwisseling van de persoonsgegevens. Meer daarover in stap 2.

Over de regels die gelden bij de keuze van een gerechtsdeurwaarder bestaan deels tegenstrijdige standpunten: 

• Comment un CPAS peut-il charger un huissier de justice du dépôt des nouveaux avis de médiation amiable de dettes au FCA?
• Bericht van minnelijke schuldbemiddeling niet onderworpen aan openbare aanbesteding

In overleg met de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw (VVSG) geven we hierover de volgende aanvullende duiding.

Is de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten van toepassing?

Op zich niet. Hoewel het een dienst is waarvoor de gerechtsdeurwaarder vergoed wordt, is de wet op de overheidsopdrachten niet van toepassing, aangezien deze dienst door de wet is uitgesloten. De vergoeding komt niet van de schuldenaar of de instelling erkend voor schuldbemiddeling voor wie het aanmaken en schrappen van het bericht gratis is, wel via het zogenaamde SoFo-fonds van de gerechtsdeurwaarders. Het aanmaken en schrappen van berichten is een monopolietaak van de gerechtsdeurwaarder.

Welke regels gelden dan wel?

Twee situaties zijn mogelijk. 

Situatie 1: Je doet nog geen beroep op een gerechtsdeurwaarder of je wil niet noodzakelijk samenwerken met dezelfde gerechtsdeurwaarder met wie je al samenwerkt.

• Bij de keuze voor een gerechtsdeurwaarder moet je de principes van gelijkheid, niet-discriminatie en transparantie naleven. Je moet ook kunnen aantonen dat je dit deed.
• De mededinging moet kunnen spelen. Daarvoor bestaat geen voorgeschreven procedure.

Situatie 2: Je hebt al een lopende overheidsopdracht bij een gerechtsdeurwaarder, en je wil die overeenkomst uitbreiden met het aanmaken of schrappen van berichten minnelijke schuldbemiddeling.

• In deze situatie kan je die bijkomende taak niet zomaar via een bijakte aan de bestaande opdracht toevoegen. Het feit dat de keuze voor een gerechtsdeurwaarder voor het bericht minnelijke schuldbemiddeling op zichzelf niet onder de regelgeving over overheidsopdrachten valt, verandert daar niets aan.
• Zodra je ervoor kiest om deze taak te integreren in een bestaande overheidsopdracht, moet je nagaan of die wijziging van de lopende opdracht is toegestaan volgens de regels over overheidsopdrachten. De basisregel is dat je een lopende overheidsopdracht alleen zonder nieuwe plaatsingsprocedure kan wijzigen in de gevallen die de regelgeving uitdrukkelijk toestaat.
• Bekijk je lopende opdracht dus in dat licht. Ga na of er in het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten een wijzigingsgrond is die op je lopende opdracht van toepassing is. Motiveer de uitbreiding of wijziging van de opdracht goed.

Bespreek beide situaties eerst in je organisatie, in het bijzonder met de expert die de overheidsopdrachten opvolgt. 

Stap 2: Zorg voor een AVG-conforme uitwisseling van persoonsgegevens en zet afspraken op papier

Voor het aanmaken en schrappen van een bericht wissel je systematisch privacygevoelige informatie uit. Iemand die minnelijke schuldbemiddeling krijgt, heeft een financiële problematiek. Die informatie wordt via een gerechtsdeurwaarder in het CBB geregistreerd.

Deze uitwisseling gebeurt bovendien met ‘derden’: de gerechtsdeurwaarder met wie je samenwerkt is niet noodzakelijk betrokken bij het schuldhulpverleningstraject als schuldeiser. De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders (NKGB), de beheerder van het CBB, is dat sowieso niet.

Het Gerechtelijk Wetboek regelt veel aspecten van deze gegevensuitwisseling, zoals het doel van de verwerking, welke gegevens worden verwerkt, de schrapping van het bericht en de automatische uitwissing na 5 jaar. Daarnaast kunnen AVG-verplichtingen gelden die niet in het Gerechtelijk Wetboek geregeld zijn. De Europese AVG is immers een hogere rechtsnorm dan de Belgische wetgeving.

Voor de OCMW’s geldt daarnaast een AVG-verplichting op sectorniveau. Daarom diende VVSG, met ondersteuning van SAM, een verzoek tot beraadslaging in bij het federale Informatieveiligheidscomité (IVC). Een OCMW is namelijk een instelling van sociale zekerheid. De minnelijke schuldbemiddeling door een OCMW moet dus als een vorm van maatschappelijke dienstverlening worden beschouwd.

Op 7 juli 2026 nam het IVC hierover beraadslaging nummer 26/120. Het gaf vanaf 23 juli 2026 toestemming voor deze systematische gegevensuitwisseling, onder de voorwaarden die in de beraadslaging zijn opgenomen.

Maak concrete afspraken

Maak met de gekozen gerechtsdeurwaarder duidelijke afspraken over de manier waarop je gegevens uitwisselt. Niet alleen uit pragmatische overwegingen, maar ook vanuit het zorgvuldigheidsprincipe, ook al heeft elke actor in dit proces — OCMW/CAW, gerechtsdeurwaarder en NKGB — wettelijke plichten.

Bespreek ook dit aspect eerst grondig binnen je organisatie en doe opnieuw een beroep op de organisatiebrede expertise in huis. Betrek zeker je DPO of functionaris voor gegevensbescherming (FG).

Neem minstens de volgende elementen op:

• Verwijs naar art. 1389octies van het Gerechtelijk Wetboek.
• Spreek af op welke veilige wijze je gegevens zal uitwisselen.
• Bevestig dat de erkende instelling de cliënt zal informeren over zijn AVG-rechten bij deze verwerking (zie ook stap 3).
• Vermeld de naam en contactgegevens van de DPO of functionaris voor gegevensbescherming (FG) van de erkende instelling voor schuldbemiddeling en van de gerechtsdeurwaarder. Zij zien toe op de verwerking en de cliënt kan bij hen terecht voor meer informatie (zie ook stap 3).
• Bevestig dat iedereen die betrokken is bij de verwerking, gebonden is aan het beroepsgeheim.
• Bevestig dat de gerechtsdeurwaarder de gegevens uitsluitend mag gebruiken om het bericht minnelijke schuldbemiddeling in het CBB aan te maken of te schrappen. De gerechtsdeurwaarder mag deze gegevens niet voor andere doeleinden verwerken. Zo mag die geen lijsten bijhouden van personen voor wie een bericht is aangemaakt of geschrapt om later eigen solvabiliteitsonderzoeken te voeren. De gerechtsdeurwaarder mag de persoonsgegevens evenmin delen met derden, behalve met de NKGB als beheerder van het CBB. Dat volgt ook uit het AVG-principe van doelbinding. Zie randnummer 21 van de beraadslaging van het IVC.
• Maak afspraken over andere modaliteiten zoals hoe vaak je gegevens doorgeeft, hoelang de verwerking duurt en wie de contactpersonen zijn.

Volgens onze interpretatie zijn alle betrokken partijen ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’. De overeenkomst moet dan niet voldoen aan artikel 28 AVG. Dat artikel gaat over overeenkomsten tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een gegevensverwerker.

Stap 3: Informeer de cliënt vooraf over het bericht en de verwerking van persoonsgegevens

De wet voorziet niet dat een cliënt aparte toestemming moet geven voor het aanmaken van het bericht. Er is ook geen recht op verzet. Dit neemt niet weg dat je de cliënt vooraf moet informeren over het bericht. De cliënt heeft recht op uitleg over waarom het bericht wordt aangemaakt en wat het doel ervan is, en op informatie over de AVG-rechten en klachtmogelijkheden.

Bij toekomstige trajecten kan je de cliënt informeren voor je de minnelijke schuldbemiddeling opstart. Zo kan de aanvrager die informatie mee in overweging nemen bij de beslissing om het schuldbemiddelingstraject al dan niet te starten. 

Je kan de informatie apart bezorgen, als addendum bij de overeenkomst voor schuldbemiddeling of als onderdeel van een bestaand informatie- of toestemmingsdocument over de verwerking van persoonsgegevens binnen en buiten de organisatie.

Voor dossiers die al zijn opgestart, is er een inhaalbeweging nodig. Het gaat om schuldbemiddelingstrajecten die sinds 1 juli 2025 opgestart zijn en die nog lopen op het moment dat je vraagt om het bericht aan te maken. Zie ook de FAQ ‘Voor welke dossiers minnelijke schuldbemiddeling moet je een bericht laten aanmaken?’.

Ook in die dossiers moet de cliënt vooraf correct en volledig geïnformeerd worden, ook al gebeurde dat niet voor de start van het schuldbemiddelingstraject.

Betrek ook hier de DPO of functionaris voor gegevensbescherming (FG). Die kan helpen om een werkbaar instrument uit te werken waarmee je de cliënt correct informeert.

Volgens onze interpretatie moet je de cliënt op een begrijpelijke en overzichtelijke manier minstens de toepasselijke informatie uit artikel 13 AVG bezorgen.

Het aanmaken van het bericht in het CBB is gebaseerd op artikel 6, lid 1, c) AVG. Voor een erkende instelling voor schuldbemiddeling is het aanmaken van het bericht een wettelijke verplichting. Zie daarover ook randnummer 16 van de beraadslaging van het IVC. 

Dat een traject minnelijke schuldbemiddeling enkel vrijwillig en met toestemming van de cliënt en de schuldbemiddelingsdienst kan worden opgestart, doet daar geen afbreuk aan. 

Informeer de cliënt onder meer over volgende elementen:

• Vermeld de identiteit en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijken en, als dat van toepassing is, van hun vertegenwoordigers.
• Vermeld de contactgegevens van de functionarissen voor gegevensbescherming.
• Leg uit wat de verwerkingsdoeleinden zijn waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd, en wat de rechtsgrond voor de verwerking is. 
• Vermeld de ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens.
• Vermeld hoelang de persoonsgegevens worden bewaard.
• Informeer de cliënt over het recht om de verwerkingsverantwoordelijken te vragen om inzage van en rectificatie van de persoonsgegevens.
• Informeer de cliënt over het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en vermeld de contactgegevens van deze dienst.

Artikel 13.4 AVG bepaalt dat je deze informatie niet opnieuw moet geven als de betrokkene er al over beschikt.

Stap 4: Kies zorgvuldig het e-mailadres waarop je dienst bereikbaar is 

Het doel van het bericht is niet de registratie van trajecten minnelijke schuldbemiddeling in het CBB. Het bericht dient om in dialoog te gaan als een gerechtsdeurwaarder een nieuwe gerechtelijke invorderingsmaatregel overweegt of de opdracht krijgt om die uit te voeren. Zo kunnen de maatregel en de kosten die eraan verbonden zijn eventueel nog vermeden worden. Lees daarover ook ons nieuwsbericht van september 2026.

In zo’n geval zal de gerechtsdeurwaarder de erkende instelling voor schuldbemiddeling contacteren via het e-mailadres dat vermeld is in het bericht in het CBB. We raden daarom aan om een generiek e-mailadres te gebruiken dat voortdurend opgevolgd wordt. Denk aan 'schuldbemiddeling@' of 'bericht_msb@'.

Gebruik liever geen individuele e-mailadressen. Dossierbeheerders hebben soms vakantie, zijn ziek of gaan uit dienst. Dossiers worden ook intern verschoven. Met een algemeen e-mailadres vermijd je dat je bestaande bericht in die gevallen telkens moet wijzigen. Zo’n wijziging is overigens niet voorzien in de wet. Die voorziet enkel in de aanmaak en de schrapping.

Stap 5: Start met het aanmaken en schrappen van berichten minnelijke schuldbemiddeling

Om een bericht aan te maken heb je, naast de gegevens over de schuldbemiddelingsinstelling, bepaalde gegevens nodig van de persoon voor wie je het opmaakt. Verstrek enkel de informatie die de wet vereist. Dat volgt uit het principe van minimale gegevensverwerking. Zie daarvoor ook randnummers 7 en 25 van de beraadslaging van het IVC. Verstrek geen bijkomende persoonsgegevens, zoals het feit dat iemand tegelijkertijd in budgetbeheer is.

Bezorg de gerechtsdeurwaarder deze informatie van de cliënt:

• voornamen en naam 
• domicilieadres of verblijfsadres
• geboortedatum
• rijksregisternummer of bisnummer
• ondernemingsnummer als dat van toepassing is

Bezorg de gerechtsdeurwaarder deze informatie over de optredende instelling erkend voor schuldbemiddeling:

• naam van de organisatie
• ondernemingsnummer
• adres van de maatschappelijke zetel
• e-mailadres voor contact
• erkenningsnummer voor schuldbemiddeling

Maak met de gerechtsdeurwaarder die het bericht aanmaakt, concrete afspraken. Overweeg daarvoor een vast sjabloon met enkel de elementen die zonet opgesomd zijn.

Laat het bericht pas aanmaken nadat het traject minnelijke schuldbemiddeling effectief is opgestart. In de regel is dat na ondertekening van een overeenkomst voor schuldbemiddeling. Laat dus nog geen bericht aanmaken tijdens de intakefase of zolang de hulpvraag nog wordt onderzocht.

Pas ook je interne draaiboeken aan. Leg daarin vast op welk moment het bericht moet worden aangemaakt en wie dat doet. Leg ook vast wanneer het bericht moet worden geschrapt en wie daarvoor verantwoordelijk is.