Bouwsteen 6 - wettelijke, deontologische en ethische aandachtspunten
Veel praktijkwerkers worden bij hun dagelijkse werk geconfronteerd met wettelijke en deontologische bepalingen. Denk bijvoorbeeld aan de discretieplicht en het beroepsgeheim, maar ook regels rond privacy en gegevensbescherming, bijvoorbeeld bij de organisatie van evenementen of – in het geval van politieambtenaren – lokale opvolglijsten of -systemen voor individuen of groepen.
Deze bepalingen en regels zijn zowel online als offline van toepassing. Toch spelen ze in een online context vaak prominenter.
Zo blijft de gegevensbeschermingsregel ‘verwerk enkel wat nodig is’ onverminderd gelden. In een digitale context is dit echter minder evident, omdat online tools en platforms vaak automatisch meer gegevens verzamelen dan strikt noodzakelijk. Waar een medewerker bij een fysieke bijeenkomst doorgaans enkel de noodzakelijke gegevens noteert of registreert op een aanwezigheidslijst, worden bij een online evenement automatisch namen, e-mailadressen en soms ook IP-adressen geregistreerd. Daarnaast verwerken platforms vaak bijkomende metadata, zoals informatie over het gebruik van het platform, het tijdstip ervan of het gebruikte apparaat. Bovendien worden deze gegevens vaak zonder actieve keuze opgeslagen en is het voor de professional en de doelgroep niet altijd transparant waar de data precies terechtkomt.
Bewust omgaan met de geldende regelgeving, zodat handelen veilig en professioneel blijft, is dus cruciaal. Bij deze bouwsteen bekijken we volgende kernvraag:
Hoe zorgen we ervoor dat praktijkwerkers online handelen binnen juridische en deontologische kaders én bewust omgaan met ethische dilemma’s?
We lichten enkele relevante wettelijke bepalingen toe die specifiek naar voren komen bij online werken en gaan in op de bijkomende risico’s en aandachtspunten die hiermee gepaard gaan. Let wel: er bestaan geen eenduidige of universele oplossingen: juridische en ethische vraagstukken moeten steeds binnen hun specifieke context worden beoordeeld. Wel formuleren we op basis van deze inzichten enkele algemene richtlijnen.
1. Beroepsgeheim en discretieplicht
Het beroepsgeheim verplicht bepaalde professionals om vertrouwelijke informatie die zij verkrijgen in hun functie niet te delen met derden, behalve wanneer de wet dit toelaat of verplicht. De discretieplicht geldt ruimer en is binnen organisaties vaak van toepassing op een bredere groep medewerkers: informatie wordt zorgvuldig behandeld en enkel gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
Bij online werken blijven deze principes ongewijzigd, maar verandert de context waarin ze worden toegepast. Online communicatie brengt immers specifieke risico’s met zich mee.
Als een hulpverlener met beroepsgeheim spreekt in een offline context met een cliënt gebeurt dit doorgaans in een afgesloten ruimte. Wat daar besproken wordt, blijft binnen die ruimte. In een online context kan hetzelfde gesprek via een berichtendienst verlopen. Dan wordt het complexer: chatgesprekken worden bijvoorbeeld automatisch opgeslagen, en er is weinig zicht op hoe het gebruikte platform met gegevens omgaat. De hulpverlener heeft bovendien minder controle over wie mogelijk meeleest aan de kant van de cliënt, waardoor hij minder goed kan inschatten of de context voldoende veilig is om gevoelige informatie te delen.
In een online context delen cliënten ook vaak sneller gevoelige informatie dan in de offline context. Professionals komen er ook vaker met gevoelige informatie in contact. Denk bijvoorbeeld aan een online straathoekwerker die actief is in sociale mediagroepen of chatkanalen waar jongeren elkaar ontmoeten. Daar kunnen berichten over problematische thuissituaties of risicogedrag passeren, vaak zonder expliciete hulpvraag. De straathoekwerker ziet zo fragmenten van informatie zonder volledige context, waardoor hij voortdurend moet inschatten wat deze signalen betekenen en hoe hiermee moet worden omgegaan binnen de grenzen van het beroepsgeheim.
Rol van leidinggevenden:
Ga samen met praktijkwerkers na welke kaders rond informatiedeling van toepassing zijn, zoals discretieplicht, beroepsgeheim en eventuele aanvullende regelingen (bijvoorbeeld gedeeld beroepsgeheim binnen multidisciplinaire overlegstructuren zoals de LIVC R). Verduidelijk welke regels concreet gelden voor jullie werking. Het is belangrijk om bij online werken steeds te blijven verwijzen naar je eigen geldende kader in de offline wereld. Online werken verandert de context, maar niet de fundamenten van professioneel handelen. De uitdaging ligt in het vertalen van bestaande principes naar nieuwe situaties. Er zijn verschillende bronnen beschikbaar die binnen deze thema’s een ondersteunend en richtinggevend kader bieden, waaraan ook in een nieuwe context moet worden vastgehouden. Binnen de hulpverleningssector ontwikkelde het Instituut voor Sociaal Recht van de KU Leuven, op vraag van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin vijf praktische wegwijzers rond beroepsgeheim, discretieplicht, samenwerking en casusoverleg. Deze reiken een kader aan waarmee organisaties en verantwoordelijken richting kunnen geven in complexe vraagstukken rond beroepsgeheim en informatiedeling.
Binnen de onderwijssector heeft Vrij CLB Koepel vzw een dossier samengesteld waarin het beroepsgeheim van de CLB-medewerker wordt toegelicht, met daarnaast ook een overzicht van de regels rond informatie-uitwisseling over leerlingen. Ook biedt de Vlaamse overheid via een webpagina voor onderwijspersoneel duidelijke informatie over het ambtsgeheim, beroepsgeheim en de regels rond informatie-uitwisseling. Daarnaast geeft Klasse hier toelichting op. Bij GO! Pro Kennisplatform kan je terecht voor verschillende opleidingen rond thema’s zoals beroepsgeheim, deontologische code in het CLB, meldingsplicht en schuldig verzuim.
Specifiek voor lokale besturen biedt de VVSG uitgebreide informatie, tools en opleidingen rond deontologie en integriteit. Daarnaast is er via haar kennisdatabank specifieke informatie beschikbaar over deontologie en integriteit voor personeel.
Binnen het jeugdwerk en het jeugdwelzijnswerk biedt Uit De Marge een uitgebreide deontologische handleiding voor het jeugdwelzijnswerk. Deze handleiding reikt een concreet handelingskader aan met praktische handvatten, procedures en praktijkvoorbeelden voor jeugdwelzijnswerkers en organisaties. Ook De Ambrassade biedt ondersteuning rond dit thema via hun kennisdossier over deontologisch en integer handelen. Voor jeugdhulp heeft SAM vzw de “Poster Beroepsgeheim voor jeugdhulpverleners” ontwikkeld, die jeugdhulpverleners helpt af te wegen of informatie kan, mag of moet worden doorgegeven.
Denk vooraf na over mogelijke situaties rond vertrouwelijke informatie die zich kunnen voordoen binnen de online activiteiten die jullie als team uitvoeren of plannen. Hoe wordt hiermee omgegaan in een fysieke context? Wat voelt er anders in een online setting? Het uitwerken van scenario’s helpt om risico’s in te schatten, te anticiperen op complexe situaties en waar nodig interne afspraken te maken over informatiedeling.
Bepaal duidelijk in welke online situaties praktijkwerkers informatie die ze verkrijgen tijdens hun functie mogen of moeten delen, ondanks beroepsgeheim of discretieplicht (bijvoorbeeld bij ernstige bedreiging van fysieke of psychische integriteit of bij risico’s voor minderjarigen). Breng in kaart wanneer, naar wie en welke informatie gedeeld kan of moet worden, en welke ondersteuning beschikbaar is bij deze afweging.
Houd er rekening mee dat het beroepsgeheim en de discretieplicht ook volledig van toepassing blijven bij online communicatie (zoals e-mail, chat, sociale media, voice-berichten, beeldbellen). Professioneel handelen met gevoelige informatie online vraagt dan ook een verhoogde waakzaamheid over wat er gedeeld wordt, hoe dit gebeurt en via welk kanaal.
Maak bewuste keuzes rond welke communicatiekanalen praktijkwerkers best gebruiken. Chatapps en online platforms verzamelen vaak zelf gegevens en metadata, zonder dat jijzelf of je organisatie daar volledige controle of transparantie over heeft. Het gebruik van beveiligde communicatiekanalen, zoals end-to-end versleutelde apps (bijvoorbeeld Signal), kan een bijkomende waarborg bieden voor vertrouwelijkheid en informatiedeling. Tegelijk is het belangrijk om rekening te houden met de toegankelijkheid van deze toepassingen voor de doelgroep die je wil bereiken. Commerciële platforms of apps kunnen de meest laagdrempelige manier zijn om contact te leggen, terwijl andere toepassingen net drempelverhogend kunnen werken, bijvoorbeeld wanneer de doelgroep eerst een extra applicatie moet installeren alvorens contact te kunnen opnemen. In dit artikel In het artikel getiteld “Berichtenapps gebruiken in de online wereld. Dit moet je weten” van SAM vzw vind je meer informatie over het gebruik van berichtenapps in de hulpverlening.
Weeg kritisch af welke informatie je deelt via online platforms. Wanneer je er als organisatie toch voor kiest om commerciële platforms te gebruiken, is het belangrijk om je bewust te zijn van deze beperkingen: instellingen moeten zo goed mogelijk worden nagekeken en ingezet, en er moet kritisch worden afgewogen welke informatie via dit kanaal gedeeld wordt. Daarnaast is transparantie naar de doelgroep belangrijk, zodat deze mensen begrijpen dat bepaalde informatie beter face-to-face gedeeld kan worden en zodat zij inzien welke risico’s verbonden zijn aan digitale communicatie. Het is beter om het delen van zeer gevoelige informatie in onzekere online contexten te vermijden.
Vermijd dat gevoelige informatie onnodig bewaard blijft. Als er toch met gevoelige informatie online wordt gewerkt, is het aangewezen om deze zo snel mogelijk te verwijderen na gebruik en te vermijden dat dergelijke informatie onnodig blijft circuleren of opgeslagen blijft.
2. Schuldig verzuim
Schuldig verzuim verwijst naar de situatie waarin iemand nalaat om hulp te bieden of tussen te komen terwijl hij of zij weet dat een persoon zich in een ernstige en onmiddellijke noodsituatie bevindt. In een professionele context betekent dit dat praktijkwerkers niet kunnen wegkijken wanneer zij geconfronteerd worden met ernstige signalen van gevaar of acute nood, en dat er een verwachting bestaat om gepast te reageren, bijvoorbeeld door zelf tussen te komen of hulp in te schakelen.
In een online context moeten signalen van gevaar daarom ook steeds ernstig worden genomen, zoals dreigende uitspraken, signalen van geweld of andere indicaties van acute nood.
In een online omgeving wordt de inschatting van schuldig verzuim echter complexer. Signalen bereiken praktijkwerkers online vaak op een fragmentarische, indirecte of moeilijk verifieerbare manier, bijvoorbeeld via chatberichten of losse interacties op sociale media. Daarnaast verloopt online communicatie sneller en met minder context dan face-to-face-contact. In online interacties speelt soms ook een ontremmingseffect, waarbij mensen explicieter communiceren dan in fysieke interacties. Dit kan het voor praktijkwerkers moeilijker maken om in te schatten of er sprake is van een reële en concrete dreiging of acute situatie.
Dit vraagt van praktijkwerkers vaak een moeilijke afweging: wanneer is er voldoende indicatie van ernstige nood om actie te ondernemen, en welke stappen zijn op dat moment aangewezen (bijvoorbeeld intern overleg, doorverwijzing of het inschakelen van hulpdiensten).
Rol van leidinggevenden:
Leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het ondersteunen van praktijkwerkers bij het omgaan met signalen van acuut gevaar of nood. Dit kan onder meer door:
Werk uit wanneer en hoe te handelen bij signalen van acuut gevaar of nood, ook in online contexten. Maak duidelijk welke handelingsmogelijkheden medewerkers binnen hun rol hebben en welke escalatieprocedures er gelden (wie contacteert wie, wanneer en op basis van welke signalen). Zorg dat procedures voor urgente situaties gekend en toepasbaar zijn, ook in minder duidelijke online situaties.
Zorg ervoor dat praktijkwerkers weten wie ze moeten contacteren in acute situaties. Dit omvat duidelijke contactgegevens van relevante hulpdiensten of politie. Leg dit vooraf vast, zodat er in acute situaties geen tijd verloren gaat.
Het inschatten van gevaar of acute nood online vraagt vaak een individuele en complexe afweging door de praktijkwerker. Als leidinggevende kan je wel ethische reflectie en collegiaal overleg faciliteren. Stimuleer dat twijfelgevallen steeds besproken kunnen worden met een collega of een verantwoordelijke, en creëer ruimte voor overleg en intervisie bij complexe of onduidelijke online situaties. Maak indien mogelijk tijd om achteraf online risicosignalen en eerdere casussen te bespreken in teamverband. Evalueer samen hoe inschattingen en handelingsopties verlopen en of bijsturing nodig is.
3. Gegevensbescherming en privacy
Gegevensbescherming en privacy worden in België onder meer geregeld door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR oftewel AVG). Deze regelgeving legt een aantal basisprincipes vast, zoals het rechtmatig en transparant verwerken van persoonsgegevens, het beperken van gegevensverzameling tot wat noodzakelijk is en het passend beveiligen van informatie.
Deze principes gelden zowel offline als online, maar krijgen in een digitale context vaak een grotere zichtbaarheid en impact, omdat technologie een belangrijke rol speelt in de manier waarop gegevens worden verzameld, opgeslagen en gedeeld.
Een voorbeeld hiervan is dat online interacties vaak automatisch een digitale neerslag achterlaten. Wanneer een hulpverlener offline in gesprek gaat met een jongere, blijft het gesprek in principe beperkt tot dat moment, tenzij de hulpverlener er bewust notities van maakt in een dossier. In een online context ligt dat anders: een gesprek via chat of online platform wordt vaak automatisch opgeslagen, waardoor er een vorm van dossieropbouw ontstaat, ook zonder actieve registratie door de hulpverlener. Dit betekent dat de hulpverlener zich bij online contact bewuster moet zijn van het feit dat communicatie niet enkel een momentopname is, maar deel kan uitmaken van een blijvende digitale registratie van het contact.
Daarnaast speelt ook het principe van gegevensbeveiliging sterker in een digitale omgeving. Omdat online interacties sneller een digitaal spoor nalaten, kunnen digitale gegevens bovendien langer bewaard blijven, eenvoudiger worden gekopieerd en moeilijker volledig worden verwijderd.
De principes van de gegevensbeschermings- en privacywetgeving blijven dus geldig in een digitale context, maar de toepassing ervan vraagt extra aandacht. Het is daarom belangrijk dat organisaties hun medewerkers ondersteunen om hier bij online werken op een bewuste en veilige manier mee om te gaan.
Rol van leidinggevenden:
Herbekijk binnen het team de basisprincipes van gegevensbescherming en privacy, zoals de GDPR-principes (o.a. dataminimalisatie en beveiliging). Besteed daarbij ook aandacht aan andere relevante regelgeving binnen jullie sector, zoals regels rond dossierbeheer, gegevensbewaring, openbaarheid van bestuur en informatieveiligheid.
GDPR-hulpmiddelen
Op de website van Mediawijs bieden de pagina’s Hoe respecteer je als organisatie de privacyrechten van burgers? en Wat moet je als organisatie weten over de GDPR? informatie en duiding voor organisaties rond privacy en gegevensbescherming.
Gericht op de onderwijssector biedt de Vlaamse Expertenwerkgroep gegevensbescherming in onderwijs en de brochure In 7 stappen naar gegevensbescherming in onderwijsinstellingen, ontwikkeld door de Privacycommissie, de Vlaamse Toezichtcommissie en de onderwijsverstrekkers, toelichting bij de AVG en het correct verwerken van persoonsgegevens. Het artikel Is je school GDPR-proof? van Klasse brengt het thema op een toegankelijke en niet-technische manier, met concrete voorbeelden en tips uit de praktijk.
Binnen de sector van het jeugdwerk biedt Bataljong een toelichting over GDPR en de toepassing ervan binnen lokaal jeugdbeleid, met praktische duiding rond het verwerken en beschermen van persoonsgegevens in gemeentelijke contexten. Het Vlaams Departement Cultuur, Jeugd en Media, in samenwerking met partnerorganisaties, maakte de video Kinderrechten in de digitale wereld, die breder gaat dan gegevensbescherming en privacy, maar aanvullend interessant kan zijn om het thema in een ruimere digitale en kinderrechtencontext te benaderen.
Als leidinggevende is het jouw rol om deze wettelijke kaders te vertalen naar duidelijke en toepasbare richtlijnen voor de praktijk. Maak expliciet hoe medewerkers moeten omgaan met persoonsgegevens, welke tools gebruikt mogen worden, welke gegevens verzameld kunnen worden en hoe informatie gedeeld mag worden met partnerorganisaties. Duidelijke afspraken in de offline werking vormen ook het vertrekpunt voor online werken.
Werk hiervoor samen met de functionaris gegevensbescherming (DPO) of privacyverantwoordelijke binnen de organisatie. Deze persoon helpt bij het in kaart brengen van bestaande richtlijnen en het vertalen ervan naar concrete online situaties. Zorg er ook voor dat deze functie gekend en toegankelijk is als aanspreekpunt voor praktijkwerkers bij vragen rond gegevensbescherming.
Binnen de AVG is transparantie een kernprincipe: mensen moeten weten wie hun persoonsgegevens verwerkt, waarom dat gebeurt en wat met die informatie gebeurt. Wees daarom in online communicatie transparant naar de doelgroep over de rol van de organisatie en de praktijkwerkers. Wanneer praktijkwerkers of organisaties via sociale media aanspreekbaar zijn, kan het zinvol zijn om via een profiel of eerste contactmoment duidelijk te maken wie je bent, wat je doet en wat je rol is. Dit kan bijvoorbeeld via een korte omschrijving plus een verwijzing naar meer informatie over de werking. Het is raadzaam om meteen bij het eerste contact hier al transparant over te zijn.
In sommige sectoren ondersteunen de principes van proportionaliteit (niet zwaarder ingrijpen dan nodig is) en subsidiariteit (eerst de minst ingrijpende maatregel kiezen) de afwegingen rond handelingen en interventies. Deze principes kunnen ook helpen bij de toepassing van gegevensbescherming in de praktijk, bijvoorbeeld bij online opvolging zoals het monitoren van online gedrag, het bewaren van screenshots of het verwerken van andere online informatie.
Praktisch handvat
Als praktisch handvat kan hierbij worden verwezen naar de “Handreiking voor gemeenten voor online onderzoek bij het handhaven van de openbare orde” van de Nederlandse Vereniging voor Gemeenten (NVG). Bijkomend ontwikkelden ze ook een Protocol online onderzoek (dat beschrijft hoe gemeenten hun werkwijze kunnen vastleggen) en een visuele gebruiksaanwijzing die de toepassing in concrete casussen verduidelijkt.
4. Beroepsethische reflecties bij online geweldpreventie
Wetgeving en deontologische bepalingen vormen een belangrijke basis voor het handelen van praktijkwerkers in een online context. Ze bieden houvast en richting in veel situaties. Tegelijk zijn ze niet altijd voldoende: praktijkwerkers komen ook terecht in complexe situaties die vragen om zorgvuldige ethische afwegingen en waarvoor geen eenduidige regels bestaan. Als leidinggevende speel je een sleutelrol in het creëren van de voorwaarden die praktijkwerkers ondersteunen om hier op een zorgvuldige manier mee om te gaan.
Als leidinggevende concreet aan de slag met beroepsethische reflecties:
Praktijkwerkers mogen niet het gevoel hebben dat ze alleen moeten navigeren in complexe ethische situaties. Zorg ervoor dat beroepsethische reflecties niet enkel ad hoc gebeuren, maar ingebed zijn, bijvoorbeeld in intervisie, overlegmomenten, of vaste momenten voor casusbespreking. Hierbij is een veilige teamcultuur belangrijk. Creëer een teamklimaat waarin medewerkers hun twijfels durven uitspreken en waar fouten of onzekerheden bespreekbaar zijn.
Zorg dat medewerkers niet alleen weten wat ze moeten doen, maar ook hoe ze het moeten doen. Investeer bijvoorbeeld in training rond beroepsethische kwesties in het kader van online fenomenen. In dit opzicht is ook het versterken van vaardigheden in dialoog en gespreksvoering belangrijk: door open en respectvol te communiceren, actief te luisteren en door te vragen, kunnen praktijkwerkers beter zicht krijgen op wat er achter bepaald gedrag of bepaalde uitspraken schuilgaat.
Deze is terug te vinden in de Assistentiekit voor praktijkwerkers.
Dit kun je doen door een debriefing te organiseren na ingrijpende situaties, de emotionele belasting bij praktijkwerkers te monitoren, en zelfzorg en collegiale steun binnen je organisatie te stimuleren.
Heb je nood aan vorming of ondersteuning rond dit thema?
Hiervoor kun je terecht bij SAM, steunpunt Mens en Samenleving, waar beroepsethiek een centrale plaats inneemt. Wij ondersteunen praktijkwerkers op verschillende manieren in het omgaan met ethische vraagstukken, ook in online contexten. Dit doen we onder meer via leeraanbod op maat, opleidingen en studiedagen, en met de publicatie Ethische knopen. Leidraad voor doordacht sociaal werk.