Bouwsteen 7 - bewust investeren in online werken
Online werken vraagt tijd, middelen en capaciteit. Vertrekkend vanuit de visie en de meerwaarde die bij Bouwsteen 1 werden uitgewerkt, stelt zich de vraag hoe je hier als organisatie bewust en duurzaam in investeert.
Investeren in online werken gaat verder dan het voorzien van tools of opleidingen. Het vraagt doordachte keuzes over waar je middelen inzet, welke prioriteiten je stelt en hoe deze aansluiten bij je doelstellingen en maatschappelijke opdracht. Door bewust te prioriteren en strategisch om te gaan met beschikbare middelen, kun je gerichte stappen zetten die daadwerkelijk verschil maken. Door deze keuzes te koppelen aan de beoogde impact, kan online werken uitgroeien tot een structureel en duurzaam onderdeel van je werking. Bij deze bouwsteen bekijken we de volgende kernvraag:
Hoe kunnen we bewust investeren in een online werking zodat deze investering zich vertaalt in duurzame opbrengsten?
Als leidinggevende speel je bij deze denkoefening een belangrijke rol. Hieronder belichten we enkele concrete stappen en reflectievragen.
Wees je bewust van de randvoorwaarden die online werken met zich meebrengt. Online werken vraagt tijd en inzet van medewerkers. Het opzetten en onderhouden van online activiteiten, het opvolgen van signalen en het in contact blijven met de doelgroep vergen een structurele inspanning.
Daarnaast zijn ook materiële en digitale randvoorwaarden noodzakelijk, zoals geschikte hard- en software en veilige tools om te communiceren, signalen op te volgen en informatie te delen met de doelgroep.
Deze randvoorwaarden zijn geen bijkomstigheid, maar een noodzakelijke basis om kwaliteitsvol en veilig online te kunnen werken.
Maak de verschillende kosten en inspanningen van online werken expliciet zichtbaar. Online werken wordt vaak als “extra” of vanzelfsprekend beschouwd, terwijl er in realiteit veel werk achter zit.
Maak daarbij onderscheid tussen zichtbare kosten (zoals hardware, software en opleidingen) en onzichtbare kosten (zoals tijd, overleg, moderatie, opvolging en afstemming binnen het team).
Juist deze onzichtbare inspanningen bepalen in grote mate de kwaliteit van de werking, maar worden vaak onderschat. Door ze expliciet te benoemen, ontstaat een realistischer beeld van de werkdruk en inzet die online werken vraagt.
Beantwoord samen met je team deze vragen:
- Welke kosten maken we vandaag al (zichtbaar en onzichtbaar)?
- Welke inspanningen blijven vandaag onder de radar?
- Waar zit de grootste tijds- en werkdruk?
Breng in kaart wat online werken oplevert, niet alleen financieel, maar ook in termen van kwaliteit, bereik, efficiëntie en maatschappelijke meerwaarde. Denk bijvoorbeeld aan tijdswinst – bijvoorbeeld door minder verplaatsingen en efficiëntere communicatie – of een beter begrip van de context waarin je werkt, doordat je online en offline informatie samenbrengt. Misschien ervaar je wel dat online werken het bereik van je organisatie kan vergroten, bijvoorbeeld doordat je in contact komt met doelgroepen die moeilijk bereikbaar zijn via klassieke kanalen.
Hierbij is het belangrijk om ook te kijken naar de bredere impact die online werken kan opleveren voor je werking, zowel binnen je organisatie als daarbuiten. Zo kan het zijn dat je online activiteiten of aanwezigheid bijdragen aan een verschuiving van reactief naar preventief werken, naar het voorkomen of verminderen van geweld, en naar sterkere banden met partnerorganisaties.
Door deze opbrengsten zichtbaar te maken, wordt duidelijk welke meerwaarde investeringen opleveren. Beantwoord samen met je team deze vragen:
- Welke concrete meerwaarde levert online werken vandaag al op?
- Welke doelgroepen bereiken we vandaag beter via online kanalen?
- Welke kwaliteitswinst zien we in onze werking?
Om de opbrengsten van online werken zichtbaar te maken, is het belangrijk om systematisch te evalueren. De Quickscan kan gebruikt worden als kwaliteitstool, waarmee je op een gestructureerde manier in kaart brengt hoe je online werking evolueert en waar bijsturing nodig is.
De Quickscan kan daarbij worden ingezet als een cyclisch proces met volgende stappen:
- Nulmeting uitvoeren
- Doelstellingen en acties formuleren
- Tussentijdse meting uitvoeren
- Doelstellingen en acties bijsturen of finetunen
- Eindmeting uitvoeren
- Verbeterpunten formuleren en nieuwe doelstellingen en acties bepalen
Op die manier wordt het zichtbaar maken van opbrengsten niet alleen een momentopname, maar een continu proces van evalueren, leren en bijsturen.
Je impact meten
Daarnaast kan het ook waardevol zijn om je evaluatie te verdiepen met bestaande inzichten rond impactmeting. Zo biedt de publicatie “Impact meten bij sociale en participatieve praktijken” van Dēmos relevante inzichten om de maatschappelijke impact van je activiteiten beter te (h)erkennen en te meten, net zoals het praktische werkboekje van de Hogeschool UCLL over sociale impactmeting. Impact Wizard is een online platform dat je stap voor stap begeleidt door het proces van impactevaluatie, in de eerste plaats gericht op maatschappelijke impact van een organisatie, maar de heldere structuur en invuloefeningen kunnen je ook ondersteunen bij het evalueren van je eigen activiteiten. Tot slot kan ook de “Toolkit Evidence-Based Werken bij de preventie van radicalisering” een gestructureerde aanpak bieden om interventies en acties te evalueren, met voorgestelde formats en checklists. De toolkit besteedt aandacht aan drie type evaluaties: procesevaluatie (hoe de uitvoering van een project of interventie is verlopen), effectevaluatie (welke effecten of resultaten een project of interventie heeft opgeleverd) en planevaluatie (in welke mate een plan van aanpak goed is uitgewerkt en haalbaar is).
Koppel investeringen expliciet aan de beleidsdoelstellingen en de maatschappelijke opdracht van je organisatie.
Door deze koppeling te maken, wordt duidelijk waarom bepaalde investeringen nodig zijn en welke impact ermee beoogd wordt. Zo kan je keuzes beter verantwoorden en creëer je draagvlak binnen de organisatie. Denk daarbij ook na over hoe je online werken integreert in de bestaande werking, zodat het geen losse of ad-hoc-activiteit blijft maar bijdraagt aan het realiseren van gerichte impact. Beantwoord samen met je team deze vragen:
- Hoe dragen onze investeringen bij aan onze beleidsdoelstellingen?
- Welke impact willen we expliciet realiseren (bereik, preventie, kwaliteit…)?
- Kunnen we onze keuzes intern verantwoorden en uitleggen?